Das vollständige Verifizierungsverfahren kann bis zu 3 Werktage in Anspruch nehmen, hierzu überprüft Amazon das Unternehmen und gibt anschließend die Genehmigung zur Teilnahme am Business Programm frei. Unter “Mein Konto” unter “Unternehmen verwalten” kann jederzeit der Status des Antrags eingesehen werden. Die Anmeldung ist Amazon üblich unkompliziert:
Eingabe der Kontoinformation eines Mitarbeiters des Unternehmens
Auswahl der Kontooption mit bestehendem Konto oder ein neues ohne Bestellhistorie der Vergangenheit
Amazon Business gibt in der Regel nach 24 Std. das Konto frei. Hierbei wird ein Rechnungskaufkonto für ein Zahlungsziel von 30 Tage Netto mit einem Verfügungsrahmen freigeschaltet. Bevor auf Amazon Business eingekauft werden kann sollte zunächst der Rechnungskauf nach den folgenden Schritten eingerichtet werden:
Eine Rechnungsadresse und eine Telefonnummer angeben
Auswahl wie Rechnungen erhalten werden sollen
Auswahl wer den Rechnungskauf nutzen kann
Welche Vorteile bietet das Amazon-Backend?
Nach dem erfolgreichen Registrierungsprozess bietet das Account-Backend folgende Konto-Funktionalitäten:
Mein Konto
Business Konto verwalten
USt-idNr. verwalten
Bestellungen genehmigen
Meine Bestellungen
Beschaffungsanalysen
Mein Konto
Unter Mein Konto können Einstellungen rund um das Konto vorgenommen sowie alle wichtigen Informationen auf einen Blick eingesehen werden. Dieser Bereich ist identisch zu dem B2C Amazon Konto. Hierfür reicht ein Klick oben rechts auf “Mein Konto”, um zu den entsprechenden Daten zu gelangen.
Hinzufügen von Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
Über das Geschäftskonto kann eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer zugeordnet werden. Diese wird auf allen Rechnungen angegeben. Weitere Informationen direkt unter Amazon Hilfeseiten: Rechnungen & Umsatzsteuer
Business Konto verwalten Startseite
Aktivierte Einstellungen
Hier bietet das Backend zwei Bereiche
Gemeinsame Einstellungen
Einstellungen Auftragsnummer
Gemeinsame Einstellungen
Hier bietet Amazon die Möglichkeit die Zahlungsmodalitäten und Bestellrechte festzulegen. Die Auswahlmöglichkeiten sind:
Individuelle Zahlungsarten
Gemeinsame Zahlungsarten
Benutzer dürfen in dieser Gruppe keine Bestellungen aufgeben
Individuelle Zahlungsarten und Lieferadressen können von Anforderern in dem eigenen Amazon Business Konto unter Mein Konto oder während eines Bestellvorgangs hinterlegt werden. Gemeinsame Zahlungsarten können von allen zugelassenen Personen des Unternehmens - Rechtevergabe erforderlich - für Unternehmenseinkäufe verwendet werden. Hierbei werden aus Sicherheitsgründen nur die letzten vier Ziffern der hinterterlegten Zahlungsart angezeigt. Hierfür ist es erforderlich die gemeinsame Zahlungsart und Lieferadresse zu pflegen. Bestimmte Personen / Gruppen können nicht einkaufen.
Einstellungen Auftragsnummer
Geschäftskunden haben die Möglichkeit als Referenz und zur besseren Nachverfolgung sowie Kontrolle im Bestellvorgang eine Auftragsnummer zu vergeben. Hierbei können Administratoren die Angabe einer Auftragsnummer als erforderlich festlegen, die in den Berichten zum Bestellverlauf angezeigt wird. Je nach Transportdienstleister kann diese Auftragsnummer auch auf dem Versandetikett und/oder auf dem Lieferschein aufgedruckt werden.
Übersicht Konto anpassen
In diesem Bereich liefert Amazon drei Funktionen an:
Genehmigungen hinzufügen
Zahlungsbestimmungssystem verbinden
Kauf auf Rechnung
Genehmigungen hinzufügen
Hier können Administratoren für jeden Mitarbeiter/Einkäufer Ausgabenlimits und Genehmiger festgelegen. Sobald die Bestellsumme über dem Limit liegt, wird die Bestellung automatisch zur Genehmigung weitergeleitet. Genehmigungen können für jede Person im Unternehmen individuell unter Personen festgelegt werden. Hier kann jede Person, die zum Unternehmenskonto gehört, als Genehmiger festgelegt werden. Hierfür reicht die Angabe der E-Mail Adresse des jeweiligen Mitarbeiters. Falls keine E-Mail Adresse in der Datenbank gespeichert kann diese Person eingeladen werden. Zwei Auswahlmöglichkeiten bezüglich des Höchstbetrages bietet hier Amazon Business an. Der Höchstbetrag bezieht sich auf pro Bestellung, den ein Mitarbeiter für eine Bestellung ausgeben kann.
Alle Bestellungen erfordern eine Genehmigung
Bestellungen über einen Betrag X Euro erfordern eine Genehmigung
Genehmigungsworkflows zu den einzelnen Bestellungen erstellen
Individuelle Ausgabelimits festlegen
Mithilfe von Bestellnummern und flexiblen Berichtsystemen Überblick über die Unternehmensausgabe behalten
Zahlungsabstimmungssystem verbinden
Hierbei bietet Amazon Business die Möglichkeit eine Zahlungsverwaltungs-Software wie Sciquest oder Coupa mit Amazon Business zu verbinden. Amazon unterstützt die Übertragung von cXML-Nachrichten an das jeweilige Zahlungssystem. Mit einigen wenigen Klicks ist die Konfiguration abgeschlossen. Bei Auswahl “Coupa” können die Einstellungen für Coupa konfiguriert werden.
Besonderheit:
Falls das Unternehmen ein Zahlungsabstimmungssystem nutzt, das nicht aufgeführt ist, bietet Amazon die Möglichkeit über die das Anfrage-Tool das richtige Zahlungssystem individuell für das Unternehmen einzuführen.
Kauf auf Rechnung
Amazon bietet hier die Business-Zahlungsoption, um einen Kauf unter den entsprechenden Bedingungen zu tätigen. Um den von Amazon festgelegten Kreditrahmen mit 30 Tage Zahlungsziel für den Kauf auf Rechnung zu verwenden, ist es notwendig das entsprechende Formular auszufüllen.Es können nur Personen auf Rechnung zahlen, die gemeinsame Zahlungsarten benutzen. Weiterhin können Personen mit der E-Mail Adresse für den Empfang von Rechnungen zugeordnet werden. Zusätzlich können Rechnungen direkt an das vorhandene Abstimmungssystem wie Coupa oder SciQuest gesendet werden.
Personen hinzufügen
Personen können jederzeit über die Hinzunahme der E-Mail-Adresse hinzugefügt werden. Die Einladung muss erst bestätigt werden. Hierfür hat die Person eine Woche Zeit die Einladung zu akzeptieren bzw. zu bestätigen. Um mehrere Benutzer hinzuzufügen, kann eine CSV-Datei mit den E-Mail-Adressen der Benutzer hochgeladen werden. Bis zu 100 Benutzer pro hochgeladene Datei können eingeladen werden. Hierfür bietet Amazon eine entsprechende CSV-Dateivorlage an, die mit E-Mail-Adressen ausgefüllt und hochgeladen werden kann.
Im nächsten Schritt kann die entsprechende Berechtigung erteilt werden. Über die Auswahl:
Anforderer (Bestellungen werden angefordert)
Administrator (Personen oder Gruppen können Berechtigungen und Genehmigungen verwalten, Bestellungen anzeigen lassen und Bestellberichte erzeugen
Nach der Bestätigung kann der Nutzer das Konto individuell einrichten. Hier können Kontoinformationen, Bestellverlauf, Adressen, Zahlungsarten und persönliche Daten eingegeben werden. Diese Daten werden dem Administrator angezeigt, der Kontoadministrator kann das Konto verwalten und schließen
Übersicht Personen und Status der Einladungen
Unter dem Navigationsreiter “Unternehmensprofil” kann jederzeit die Registrierung rückgängig gemacht werden. Hier liefert Amazon Business eine Übersicht über die aktivierten Einstellungen bezüglich der Funktion und Status.
Gruppen erstellen
Gruppenname definieren
Zahlungsarten für die Gruppe (Personen in dieser Gruppe können festgelegt werden):
Individuelle Zahlungsarten
Gemeinsame Zahlungsarten
Benutzer dürfen in dieser Gruppe keine Bestellungen aufgeben
Gruppen können verwaltet werden
Benutzer hinzufügen
Zahlungsart hinzufügen
Lieferadresse hinzufügen
Amazon Business Analytics was kann das Tool alles auswerten?
Hier hat der Nutzer eine Vorauswahl der zu analysierenden Daten nach:
Bestellinformation
Kundeninformation
Informationen zu Rechnungen
Zahlungsinformationen
Sendungsinformationen
Produktinformation
Verkäuferinformation
Filteroptionen unter Auswahl Bestellungen:
Bestelldatum
Bestellstatus
Kontogruppe
PO Nummer
Produktkategorie
Weitere Filter können hinzugefügt werden zum Beispiel Bestellungen nach ASIN:
